Zaman kavramını ele aldığımızda birçok farklı alanda tanım ve yorum ile karşılaşırız. Zaman; bir oluşun geçtiği, geçeceği ve geçmekte olduğu belirli bir sürenin parçası olarak tanımlanır. Herkese eşit olarak verilmesi nesnel bir görüş olduğu gibi, söz konusu insanlar olduğunda tamamen öznel bir durum oluşmaktadır. Bireylerin, etkili ve verimli bir şekilde zamanı değerlendirebilmesi için zaman yönetimi konusu ilk olarak Danimarka’da ortaya çıkmıştır. Kısa süre içerisinde tüm dünyayı etkisi altına alarak zamanı daha etkin yönetmek amacıyla eğitim aracı olarak kullanılmaya başlanmıştır. Yaşadığımız çağdaki hemen hemen her toplumdaki bireylerin en önemli problemlerinden birini zaman kavramı oluşturur. Herkes hayatında bir kere de olsa kendisine boşa geçirdiği zamanların hesabını sormuştur. Zamanın önemini geçmişi düşündüğümüz anlarda, yapabileceklerimizin farkına yeni vardığımızda ve hayatı kaçırma hissini yaşadığımızda daha iyi anlarız.
Zaman, olayların geçmişten bugüne dek gelip geçtiği kontrol dışı ve aralıksız bir süreci bildirir. Günümüzde teknolojik gelişmelerin beraberinde getirdiği kolaylıklar ekstra zaman elde etmemizi sağlarken doğru bir şekilde faydalanamamak aksayan yönlerimizi ön plana çıkarmaktadır. Şu sıralar ‘’24 saat bana yetmiyor.’’ cümlesini sıkça duymaya başladım. Tek etkisi sadece kişisel nedenlere bağlı olmayıp zamanımızın belirli bir kısmını ayırmamız gereken kontrol dışı eylemler vardır. Zaman yönetimi konusundaki en önemli nokta, mevcut zaman içerisinde nelerin yapılabileceğidir. Zaman yönetimi, kişilerin belirlediği hedefler doğrultusunda yapılan planlamaların etkin bir şekilde yürütülmesini sağlayan etkinliklerdir.
Zaman Yönetimi Kriterleri Nelerdir?
Kişi zihinsel hazır olma düzeyinde bulunarak hayatında yer edinen bütün şeyleri öncelik sırasına göre planlamalıdır. İçerik kişiden kişiye göre değişeceği gibi gün ve saat sınırlamasına bağlı kalınmamalıdır. Asıl önemli nokta kişinin kendisini tanıması olup hedeflerine karar vermesidir. Öncelikli olarak zamanı etkili kullanmamızı engelleyen teknolojik aletlerin amaçsız kullanımı, erteleme, güvensizlik, yüksek kaygı, mükemmeliyetçilik, gereğinden fazla uyuma ve hayır diyememe vb. gibi faktörler tespit edilmelidir. Kişi bu dürtülere yönelimini engellemeye çalışmalı, olumsuz etkileri kabul etmeli ve iradesini kontrol etmeyi öğrenmelidir. Böylelikle, oluşturulması gereken plan için kolaylık sağlamış olunur. Planlama yaparken ruhsal, fiziksel ve zihinsel durum göz önünde bulundurularak bazı noktalara dikkat edilmelidir:
- Gerçekçi bir plan hazırlanmalı ve kararlı olunmalıdır. Gün içerisinde yapmanız gerekenleri ve bu işlere ayıracağınız vakitleri sırasıyla zihninizde veya not alarak belirlemeniz harcadığınız zamanı daha net görmenizi sağlar. Kişinin kendini yönetebilmesi ve söz geçirebilmesi planın kararlılığına etki edecektir.
- Güne erken ve olumlu düşünceler ile başlanmalıdır. Kendi biyolojik saatinizi belirleyerek uyanır uyanmaz yataktan kalkma isteği oluşturmak için her gün sizi motive edecek pozitif düşünceler geliştirin. Verimli başlayan bir gün, kişinin tüm gününü daha dolu geçirmesini sağlayacaktır.
- Ertelemeye sebep olan faktörler uzaklaştırılmalıdır. Planlanan işlerin zamanında yapılmasına dikkat edilmelidir. Ertelememek, başlanılan işi zamanında bitirmektir de bir kilit noktadır. Böylelikle planlanan işlerin aksaması önlenir ve birbirlerini sürekli olarak tamamlarlar. Beklenmeyen durumlar için esnek olunmalıdır.
- Zorunluluk gerektiren işlere öncelik verilmelidir. Yapılması gereken işler belirlendikten sonra önem derecesine göre sıralanmalıdır. Üst sıralarda olan gerekli ve acil işler için motivasyonunuzun en yüksek olduğu, ilk başlanılan zaman tercih edilmelidir. İşlerin gerçekten bitirmeyi istemeli ve bu konuda ısrarcı olmalısınız.
- Kendinize ayırabileceğiniz vakitler olmalıdır. Plan yapmak ve yapılan plana uymak zamanı etkili kullanmamızı sağlar. Gün içerisinde enerjinizi kaybetmemeye, ilgili alanlarının geliştirilmesi ve bireysel kazanımlara olanak sağlamak için kendinize vakit ayıracağınız bir zaman oluşturmalısınız.
- Verimli çalışacağınız aralıklar belirlenmelidir. Gün içerisinde performansınızın en yüksek olduğu zaman aralığını bilmeniz zaman yönetimi açısından verimlilik sağlar. Hangi zaman dilimlerinde zihinsel faaliyetlerinizin daha aktif olduğunu keşfetmeniz gerekmektedir. Fiziksel ve mental olarak dinç olmanız sizi olumlu yönde etkileyecektir.
- Konsantre olma becerisi iyileştirilmelidir. Yapılması gereken işler için ideal ortam oluşturulmalı ve hedefe yoğunlaşılmalıdır. Hedefe ulaşmak için kestirme ve alternatif yollar denenmelidir. Zihinsel gücünüzün verimliliğini artıracak her faaliyet için pratik yapmalısınız. Tekrarlanan işlerden ve gereksiz detaylardan uzak durulmalıdır.
- Zamanı bölerek kısa süreli molalar verilmelidir. Planlanan işlerin bir an önce bitmesi isteği ve mola sürelerinin ayarlanamaması problemi, kişileri uzun zaman dilimlerinde çalışmaya itmektedir. Ancak belirli periyotlar ile ara vermek, zaman yönetiminin etkili ve verimli olabilmesi için en önemli yapı taşlarından birisidir.
- Düzenli uyku alışkanlığı kazanılmalıdır. Bedenimizin ve zihnimizin gün içerisinde planlanan işleri yapabilmesi için öncelikle uyku ile dinlenme ihtiyacını karşılaması gerekmektedir. Dinlenmemiş ya da düzensiz bir şekilde dinlenen beden ve zihin için gün içerisinde yorgunluk, halsizlik ve dikkat dağınıklığı gibi engeller ortaya çıkmaktadır. Öncelikle kendinizi değerlendirerek ideal uyku sürenizi belirlemeniz gerekmektedir. Uyku düzeninizi bu süreye göre ayarlayarak performansınızı ve veriminizi artırabilirsiniz.
- Planın verimliliği için değerlendirme yapılmalıdır. Gün sonunda yapılan işler ve kendinize ayırdığınız zaman göz önünde bulundurulmalıdır. Planlanan işlerin ne kadarını yaptığınız, problem olan etkenler, düzenlenmesi gereken işler, performans ve verimlilik gibi durumların artırılması değerlendirilmelidir.
Zaman yönetiminin sağlanması, iyi bir planlamanın ölçütüdür. Zamanı planlı kullanma alışkanlığının kazanılması, kişilerin yetkinlikleri ile doğru orantılıdır. Belirlenen hedefler zaman yönetimi ile doğrudan ilişkili olup ancak kişinin kendisini doğru bir şekilde analiz etmesiyle gerçekleşebilir. Etkili zaman yönetimi ile her zaman potansiyelimizi en iyi şekilde ortaya koyabiliriz. Edinilen alışkanlıklar, planlanan yeni düzen ve atılacak olan yeni adımlar için gerekli değerlendirmeler yapılmalıdır. Kişilerin kendine özgü seçtiği yöntemler geliştirilerek zaman yönetiminin kazanımları elde edilecektir. Zaman yönetimi konusunda başarı elde etmemizi sağlayan kriter sadece hedefe ulaşmak değildir. Belirlenen hedefe en kısa sürede ulaşmaktır.
